Reinigungsvertrag ausschreiben: Leitfaden für Hausverwaltung und WEG

Wer als Hausverwaltung oder WEG-Verwalter einen Reinigungsauftrag neu vergibt, entscheidet über die Sauberkeit des Objekts, die Zufriedenheit von Mietern und Eigentümern und die Kalkulationssicherheit der kommenden Jahre. Eine gut vorbereitete Ausschreibung mit klarem Leistungsverzeichnis, definierten Intervallen und nachvollziehbarer Qualitätskontrolle ist die Grundlage für vergleichbare Angebote und eine Zusammenarbeit ohne Reibungsverluste. Dieser Leitfaden zeigt Schritt für Schritt, worauf es ankommt – von der Objektbeschreibung bis zur Kündigungsfrist.

Das Leistungsverzeichnis: Fundament jeder Ausschreibung

Das Leistungsverzeichnis legt fest, welche Tätigkeiten in welchen Bereichen des Objekts und in welchem Umfang erbracht werden. Je genauer es formuliert ist, desto weniger Raum bleibt für Missverständnisse – und desto besser lassen sich Angebote vergleichen. Diese Angaben gehören hinein:

• Objektbeschreibung: Lage, Anzahl der Wohneinheiten, Etagen, Flächengrößen der zu reinigenden Bereiche sowie Bodenbeläge und Oberflächen.
• Räumlichkeiten: Treppenhäuser, Eingangsbereiche, Kellerflure, Müllplätze, Grünanlagen, Tiefgaragen, Aufzüge und gemeinsam genutzte Räume.
• Tätigkeiten je Bereich: Kehren und feuchtes Wischen, Entstauben von Handläufen, Briefkästen, Beleuchtungen und Türdrückern.
• Sonderleistungen: Fensterreinigung, Grundreinigung, Graffitientfernung oder Laubbeseitigung – klar definiert als Vertragsbestandteil oder gesondert abzurechnende Position.
• Ausschlüsse: Was ausdrücklich nicht enthalten ist, sollte ebenso schriftlich stehen wie die enthaltenen Positionen.

Einen Überblick, welche Tätigkeiten wir in den Bereichen Gebäudereinigung, Hausmeisterservice und Gartenpflege abdecken, finden Sie in unserer Leistungsübersicht.

Reinigungsintervalle realistisch festlegen

Die Reinigungshäufigkeit orientiert sich an der Nutzung des Objekts, nicht an Pauschalwerten. Ein stark frequentiertes Treppenhaus in zentraler Lage mit vielen Wohneinheiten verträgt engere Intervalle als ein kleines Mehrfamilienhaus am Ortsrand. Hilfreich ist ein ehrlicher Blick auf die Verkehrssituation: Wie viele Personen nutzen das Treppenhaus täglich? Gibt es Haustiere, Aufzüge, Fahrradkeller oder Spielplätze? Sinnvoll ist anschließend eine Staffelung nach Leistungsarten:

• Unterhaltsreinigung: laufende Pflegetätigkeiten, je nach Verkehrsfrequenz wöchentlich bis mehrfach pro Woche.
• Turnusleistungen: monatlich oder vierteljährlich, etwa die Reinigung von Briefkastenanlagen, Kellerfluren oder Leuchten.
• Saisonale Leistungen: Fensterreinigung im Frühjahr und Herbst, Laubbeseitigung, Winterdienst in der kalten Jahreszeit.
• Grundreinigung: tiefergehende Pflege von Böden und Oberflächen, etwa einmal jährlich oder nach Bedarf.

Sinnvoll ist zudem eine Anpassungsklausel: Ändert sich die Zahl der Wohneinheiten oder die Nutzung des Objekts, lässt sich der Reinigungsumfang nachträglich anpassen, ohne den Vertrag neu auszuschreiben. So vermeiden Sie Über- wie Unterreinigung – beides kostet am Ende Geld oder Ansehen bei den Eigentümern.

Angebote strukturiert und vergleichbar machen

Ein häufiger Fehler bei Ausschreibungen: Die Bieter erhalten nur ein kurzes Objektblatt und erstellen daraufhin Angebote mit völlig unterschiedlichen Positionsstrukturen. Die Verwaltung kann dann kaum noch nachvollziehen, welche Leistung hinter welcher Zahl steht. Fordern Sie deshalb eine einheitliche Gliederung entlang Ihres Leistungsverzeichnisses und achten Sie beim Vergleich auf folgende Punkte:

• Wird ein Festpreis für das Gesamtobjekt genannt oder fallen Einzelpositionen zusätzlich an?
• Wie werden Sonderleistungen abgerechnet – im Vertrag enthalten, nach Aufwand oder als Einzelposten?
• Beschäftigt der Anbieter ausgebildetes und versichertes Personal?
• Gibt es eine verbindliche Ersatzregelung, wenn eine vereinbarte Reinigung kurzfristig ausfällt?
• Wie schnell erfolgt die Rückmeldung auf Anfragen und Mängelmeldungen?

Tipp: Das günstigste Angebot ist selten das beste, wenn Leistungslücken erst im laufenden Betrieb sichtbar werden. Vergleichen Sie immer Umfang und Qualität der einzelnen Positionen – nicht nur die Endsumme.

Zu konkreten Kosten sagen wir bewusst nichts Pauschales, denn diese hängen vom jeweiligen Objekt ab. Wie wir kalkulieren und was in unsere Angebote einfließt, erläutern wir auf unserer Seite zu den Preisen – verbindlich wird der Betrag ohnehin erst mit dem individuellen Festpreisangebot nach der Besichtigung.

Qualitätskontrolle: Leistung nachweisbar sichern

Eine gute Vertragsgestaltung endet nicht mit der Unterschrift. Damit die vereinbarte Qualität dauerhaft erhalten bleibt, sollten die Instrumente der Kontrolle bereits im Vertrag stehen:

• Objektchecklisten: Die Reinigungskraft bestätigt die ausgeführten Tätigkeiten pro Termin – das schafft Transparenz für beide Seiten.
• Regelmäßige Begehungen: Verwaltung oder WEG-Verwalter prüfen das Objekt in festen Abständen und halten das Ergebnis in einem kurzen Protokoll fest.
• Mängelverfahren: Wie und an wen melden Mieter Mängel? Innerhalb welcher Frist wird nachgebessert? Diese Punkte gehören schriftlich in den Vertrag.
• Dokumentation von Sonderarbeiten: Vorher-Nachher-Fotos bei Grundreinigung oder Graffitientfernung erleichtern die Abnahme gegenüber der Eigentümergemeinschaft.

Erfahrungsgemäß genügt ein monatlicher oder quartalsweiser Kontrollturnus. Entscheidend ist weniger die Häufigkeit als die Konsequenz: Mängel werden dokumentiert, fristgerecht nachgebessert und beim nächsten Termin erneut geprüft. So entsteht ein fairer Rahmen, in dem Qualität nicht von der Tagesform abhängt.

Laufzeiten, Kündigungsfristen und WEG-Beschlüsse

Für die Unterhaltsreinigung haben sich Laufzeiten von ein bis zwei Jahren bewährt, häufig mit Verlängerungsoption. Kurze Laufzeiten geben der Verwaltung mehr Steuerungsmöglichkeiten, längere Verträge bieten beiden Seiten Planungssicherheit. Üblich sind ordentliche Kündigungsfristen von drei Monaten zum Quartals- oder Vertragsende; wer sich mehr Flexibilität vorbehalten möchte, nimmt kürzere Fristen direkt in die Ausschreibung auf.

Besonderheit WEG: Der Verwalter darf Geschäfte der laufenden Verwaltung grundsätzlich selbstständig abschließen, weiterreichende Verpflichtungen bedürfen in der Regel eines Beschlusses der Eigentümerversammlung. Längerfristige Verträge oder feste Jahrespauschalen gehören deshalb früh auf die Tagesordnung – das schützt vor späterem Streit und stärkt die Akzeptanz bei den Eigentümern. Wir unterstützen Verwaltungen dabei gern mit transparenten, leicht nachvollziehbaren Unterlagen.

Ein regionaler Partner für Berlin und Brandenburg

Bei der Vergabe zählt auch die Erreichbarkeit. Ein Anbieter mit kurzen Anfahrtswegen reagiert schneller auf Mängelmeldungen, ist beim ersten Schneefall zuverlässig vor Ort und kennt die örtlichen Gegebenheiten – von der Bauweise der Quartiere bis zur Park- und Entsorgungssituation. Wir sind im gesamten Raum Berlin und Brandenburg tätig; Details zu unseren Einsatzgebieten reichen von Reinickendorf, Tegel, Spandau, Wedding, Pankow und Heiligensee bis nach Potsdam, Oranienburg, Bernau, Neuruppin und Linum.

Ein Beispiel: Für Objekte in Spandau verbinden wir die laufende Reinigung mit Hausmeisterservice, Gartenpflege und Winterdienst aus einer Hand. Wer diese Bereiche bei einem Partner bündelt, hat nur einen Ansprechpartner, eine Abrechnung und eine klare Verantwortlichkeit – das reduziert den Koordinationsaufwand für Verwaltungen und WEG spürbar.

Nächster Schritt: kostenlose Vor-Ort-Besichtigung

Ob Neuausschreibung oder Ablösung eines Bestandsvertrags: Der erste Schritt sollte immer die Besichtigung vor Ort sein. Nur so lassen sich Objektzustand, Flächen und Besonderheiten realistisch bewerten und in ein belastbares Festpreisangebot überführen. Wir besichtigen Objekte in Berlin und Brandenburg kostenlos und unverbindlich, melden uns innerhalb von 24 Stunden auf Ihre Anfrage zurück und setzen die vereinbarten Leistungen mit ausgebildetem und versichertem Personal um.

Sie planen eine Ausschreibung oder möchten Ihren Bestandsvertrag neu ausrichten? Dann schreiben Sie uns über unser Kontaktformular und vereinbaren Sie einen Termin für die kostenlose Vor-Ort-Besichtigung – wir kümmern uns um den Rest.